Näin teet hyvän tiedotteen – 6 vinkkiä toimittajilta

08.11.2017 | Mari Maunu

Oman tiedotteen läpimeno mediassa ei ole itsestäänselvyys. Toimittajat saattavat saada sähköpostiinsa päivittäin jopa satoja tiedotteita, ja tästä massasta erottautuminen vaatii kovaa työtä.

Millainen on toimittajien näkökulmasta hyvä tiedote? Entä mitkä tekijät vaikuttavat siihen, että toimittajat lukevat heille lähetetyn tiedotteen? Muun muassa näihin kysymyksiin etsimme vastausta toimittajakyselyssä, jonka toteutimme yhdessä Mediaviikon kanssa keväällä 2017. Kyselyyn vastasi yhteensä 326 Suomessa toimivaa toimittajaa ja media-alan ammattilaista, joista suurin osa lukee tiedotteita päivittäin.

Poimimme kyselyn tuloksista kuusi käytännön vinkkiä, joiden avulla voit parantaa tiedotteesi kiinnostavuutta ja näkyvyyttä:

1. Herätä toimittajien huomio otsikolla

82 % toimittajista lukee sähköpostiin tulleen tiedotteen otsikon perusteella. Mielenkiintoisen otsikon keksimiseen kannattaa siis panostaa. Hyvä otsikko on napakka ja kertoo selkeästi, mistä tiedotteessa on kyse.

2. Kohdista tiedote oikein

Tiedote olisi aina hyvä kohdistaa niille toimittajille, joita tiedotteen aihe koskee. Jopa neljä viidestä toimittajasta tekee päätöksen tiedotteen lukemisesta sen perusteella, liittyykö tiedote heidän toimialaansa. Jos tavoitteenasi on saada tiedote läpi esimerkiksi paikallismediassa, tuo tiedotteessa selkeästi esille, miten se liittyy paikalliseen elämänmenoon.

3. Pysy asiassa ja tarkista tekstin kieliasu

Selkeä ja ymmärrettävä teksti lisää merkittävästi tiedotteen läpimenoa mediassa. 79 % toimittajista pitää nimenomaan tätä tekijää tärkeänä tai erittäin tärkeänä kriteerinä sille, lukevatko he tiedotteen vai eivät. Valitse tiedotteelle yksi selkeä teemakärki, vältä liian monimutkaisia tai pitkiä lauseita ja huolehdi, että tiedotteessa on johdonmukaisesti etenevä rakenne.

4. Panosta korkealaatuisiin kuviin

Yli puolet toimittajista käyttää tiedotteen mukana lähetettyjä kuvia joko paljon tai erittäin paljon jutun teossa. Hyvälaatuiset, tiedotteen sisältöön liittyvät kuvat lisäävät olennaisesti tiedotteen kiinnostavuutta ja käyttöpotentiaalia.

5. Muista lisätä yhteystiedot

Lähes yhdeksän kymmenestä toimittajasta pitää tärkeänä sitä, että tiedotteesta löytyy yhteyshenkilöiden yhteystiedot. Tiedotteeseen on siis hyvä lisätä yhteyshenkilön puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä kellonaika, jolloin yhteyshenkilön saa parhaiten kiinni. Kannattaa myös varmistaa, että yhteyshenkilö on itse tietoinen siitä, että toimittajat saattavat ottaa häneen yhteyttä.

6. Tarkista tiedotteen yleisilme

Tiedotteen yleisilmeeseen kannattaa myös panostaa, sillä 63 % toimittajista pitää tärkeänä sitä, että heille lähetetty tiedote on visuaalisesti selkeä. Hyvässä tiedotteessa otsikot, kappaleet, yhteystiedot ja liitteet erottuvat selkeästi toisistaan. Sopiva pituus tiedotteelle on yksi A4-liuska.

Tutustu muihin toimittajakyselyn tuloksiin

Opas: Näin tiedotat tehokkaasti

Kommentoi kirjoitusta