Markkinointitoimiston tunnusluvut – näin mittaat luovaa työtä

Mittaaminen, raportointi ja seuranta muodostavat kulmakiven luovimmankin yrityksen kannattavuuden varmistamiselle.

Kun projekteja on käynnissä useita samaan aikaan ja työntekijät kuuluvat poikkeuksetta useampiin eri projektitiimeihin, on resursointien suunnittelu ja seuranta hankalaa ilman ajantasaisia tuntikirjauksia. Sen lisäksi markkinointi- ja viestintätoimistoissa työtä tehdään usein muuallakin kuin omalla työpisteellä. Työntekijät kulkevat asiakkaiden luona tapaamisissa ja tekevät töitä etänä kotoa tai reissun päältä, mikä edellyttää joustavaa järjestelmää työtuntien ja asiakastietojen kirjaamiseen. Liikkuvassa ja projektiluonteisessa työssä mittareiden valinta ja seuraaminen ei tosiaan ole helppoa.

Miten, ja mitä markkinointitoimistossa sitten todella kannattaa mitata? Raportointia varten tarvitset vain kolme asiaa: tietojärjestelmän tiedon keruuta varten, yhdenmukaiset ja ajantasaiset kirjauskäytännöt sekä yhdessä sovitut KPI-luvut.

Usein on fiksumpaa seurata muutamaa lukua tarkasti, kuin useampaa suurpiirteisesti. Siksi listasimmekin teille luovan toimiston tärkeimmät tunnusluvut.

Projektien tärkeimmät mittarit

ASIAKASTYYTYVÄISYYS

Miten mittaat projektin onnistumista? Helpoiten kai, kun kysyt sitä suoraan asiakkaaltasi. Hyvin usein tyytyväinen asiakas on projektin lopputuloksessa jopa tärkeämpi kuin mahdollisimman suuri kateprosentti. Asiakastyytyväisyys onkin yksi merkittävimmistä projektin onnistumista mittaavista tunnusluvuista – ja onnistuminen, luonnollisesti, vaikuttaa aina suoraan luovan toimiston kannattavuuteen. Tyytyväiset asiakkaat kun yleensä tilaavat uudestaan, isompia projekteja ja suosittelevat toimistoanne myös eteenpäin.

Tyytyväisyyden mittaamista varten on useita käyttökelpoisia menetelmiä, me itse esimerkiksi käytämme NPS-mittausta. Mittausmenetelmällä ei varsinaisesti ole väliä. Voit käyttää yhtä hyvin kyselylomaketta tai soittokierrosta. Pääasia on, että saat määriteltyä asiakastyytyväisyyden jollakin asteikolla, jotta tulosta voidaan analysoida ja kehittää.

PROJEKTIEN KATE

(Laskutus – Projektien kulut)

Projektin kate ja kateprosentti ovat tärkeimpiä kannattavuudesta kertovia tunnuslukuja. Projektin kate kertoo, kuinka paljon projekti tuottaa (kiinteä- tai tuntihinnoitteluna) projektin kulujen jälkeen. Katetta laskevia kuluja voivat olla esimerkiksi projektin viivästyminen, ylimääräiset muutoskierrokset, alihankinta tai materiaalikulut.

Katelukemien pitää olla läpinäkyviä, joten ota laskelmiin mukaan kaikki kulut aina projektin myynnistä alkaen. Usein esimerkiksi työvälineitä tai asiakkaalta laskuttamatta jääviä alihankintoja ei muisteta kirjata kuluiksi, mikä vaikuttaa kateluvun todenmukaisuuteen.

KESKITUNTIHINTA

(Laskutus / Tunnit)

Keskituntihinta on yleispätevä mittari kuvaamaan luovan projektin kannattavuutta ja tehokkuutta. Tunnusluvun laskukaava kannattaa pitää mahdollisimman simppelinä: projektista laskutetut eurot jaetaan kaikilla projektiin käytetyillä tunneilla. Keskituntihintaa voidaan laskea projektien lisäksi työntekijä- tai tiimikohtaisesti.

Mikäli jälkityönä tehtävät asiakkaan vaatimat korjaukset ja muutokset kuuluvat laskutushintaan, kannattaa korjaustyöhön käytettyä aikaa seurata erikseen.

Myös työaikaan liittyviä tunnuslukuja voidaan tarkastella koko yrityksen tasolla, tiimeittäin, asiakkaittain tai henkilöittäin.

PROJEKTIEN TUNTIRAPORTOINTI

Ennen projektin aloittamista teet todennäköisesti jo tarjousta varten arvion projektin kestosta ja työtuntien määrästä. Aina arviot eivät mene täysin suunnitelmien mukaan – ja joskus arviot on tarjousta varten vedetty tarkoituksellakin vähän turhan tiukoiksi. Kun seuraat projektin edetessä toteutuneiden työtuntien määrää ja vertaat sitä arvioituihin tunteihin, saat arvokasta tietoa projektin etenemisestä. Projektin lopussa toteutuneiden ja arvioitujen tuntien suhde (eli tuntikertymä%) kertoo myös, kuinka resursoinnissa onnistuttiin. Jos resursoinnin suunnittelussa mentiin täysin metsään, tiedät ainakin jatkossa, mitkä vaiheet veivät enemmän aikaa kuin oletit.

 

Projektien raportointi pitää sisällään projektin tilan, kustannusten, katteen, laskuttamattoman ja laskutetun työn sekä keskihinnan raportointia. Tuntikertymän lisäksi voit seurata esimerkiksi projektien laskutusastetta (Laskutetut tunnit / Toteutuneet työtunnit) ja projektin valmiusastetta (prosenttiluku, kuinka paljon projektista on tehty tunteina tai projektipäällikön arviona)

LASKUTUSENNUSTE

 Ennusteita voidaan muodostaa projektin resursoinnin ja sopimuksen mukaisten maksuerien perusteella. Yksi tärkeimmistä ennusteista on laskutusennuste, jonka avulla voidaan tarkastella ennustettua laskutusta tuleville kuukausille sekä verrata ennustetta toteumaan. Tärkeä seurantakohde on myös kertyneen laskuttamattoman työn arvo, eli kuinka paljon projektille kertyy lisätyötä, jota syystä tai toisesta ei voida laskuttaa.

Myös ennusteissa voidaan hyödyntää eri tasoja, kuten asiakasta, tiimiä, liiketoiminta-aluetta tai projektia.

 ASIAKASKOHTAINEN KANNATTAVUUS

Kannattavuutta voi ja kannattaakin tarkastella monelta eri osa-alueelta: voit mitata projektien kannattavuutta, tiimien kannattavuutta, projektipäälliköiden kannattavuutta tai koko yrityksen liiketoiminnan kannattavuutta. Näiden lisäksi suosittelemme, että seuraat myös asiakaskohtaista kannattavuutta esimerkiksi keskilaskutuksen ja asiakaskohtaisen kateprosentin kautta. Koska asiakassuhteiden pituudella on merkittävä vaikutus koko yrityksen kannattavuuteen, asiakaspysyvyyden seuraaminen saattaa antaa mielenkiintoista näkemystä kannattavuuden parantamiseen.

Mittaamisen ja raportoinnin paras apuri on tehokas projektinhallintajärjestelmä

 

Kuten totesimme, yksi raportoinnin perusedellytyksistä on toimiva järjestelmä, jolla keräät, tallennat ja jalostat tietoa. Paras mittauksen apuri onkin tehokas ja helppokäyttöinen projektinhallintajärjestelmä. Laskutettavat ja laskuttamattomat tunnit eivät jää kirjaamatta, kun käyttö on tarpeeksi helppoa, mutkatonta ja nopeaa. Visma Severa toimii kattavasti myös mobiilisti, joten esimerkiksi tuntikirjauksien lisääminen onnistuu paikasta riippumatta.

Tunnuslukujen seurannan avulla myös työntekijät oppivat paremmin arvioimaan tulevia projekteja, tunnistavat mahdollisia riskitekijöitä ja ymmärtävät jatkuvan seurannan ja onnistumisen välisen yhteyden. Keskitetty ja helposti saatavissa oleva tieto pitää raportoinnin kattavana ja läpinäkyvänä. Saat aina ajantasaisen tiedon projektien tilasta ja tarkkojen ennusteiden kautta helpotat päätöksentekoa.

Haluatko lukea lisää kannattavuuden mittaamisesta ja sopivien tunnuslukujen valinnasta? Lataa maksuton oppaamme, jossa avaamme yli 40 asiantuntijayritysten johtamisen tunnuslukua ja niiden käyttökohteita.