Kolme joululahjatoivetta kilpailuttajalle

Rakas Julkinen Kilpailuttaja, olen tänä vuonna ollut erityisen kiltti.

Olen lähettänyt Sinulle vuoden aikana lukemattomia kopioita kaupparekisteriotteista, verovelkatodistuksista, työeläkemaksujen suorittamistodistuksista, tutkintotodistuksista ja luottoluokituksista. Olen muokannut referenssejä ja ansioluetteloita uudelleen ja uudelleen eri mallisiksi, jotta ne täyttäisivät muotovaatimuksesi.

Tunnustan rehellisesti, että olen ollut laiska vastaamaan sellaisiin pyyntöihisi, joissa painotat pääasiassa edullista hintaa tai maksutonta suunnittelua tai jotka näyttävät jo ennalta korvamerkityltä kilpailijallemme. Koska uskon, että nämä synnit ovat melko pieniä, rohkenen esittää muutaman joululahjatoiveen.

Osoituksena hyvästä tahdostani olen koonnut listalle pääasiassa sellaisia toiveita, joiden toteuttamisen uskon helpottavan myös Sinun työtäsi.

1. Tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus olisivat kovasti tarpeen.

Erilaisten todistusten kopiointi ja lähettely tarjousvaiheessa on kaikkien kannalta melko turhaa puuhaa. Patentti- ja rekisterihallitus pitää yllä mainiota YTJ-tietopalvelua, johon voi näpytellä yrityksen nimen ja nähdä yhdellä katsomalla, onko se rekisteröity kauppa-, ennakonperintä-, alv- ja työnantajarekistereihin. Toimivaksi todettu tapa on myös kirjata tarjouspyyntöön, että valituksi tulleiden toimittajien edellytetään esittävän tarvittavat todistukset.

2. Suhteellisuudentajusta en tahdo saada tarpeekseni, vaikka se onkin ilahduttavasti lisääntynyt viime vuosina. Talvipakkasissa lämmittää mukavasti, kun kilpailutusprosessin järeys on suhteessa hankinnan kokoon.

Jos hankintasi ei ylitä kilpailutuskynnystä, voisit ehkä pohtia, onko täysimittainen julkinen kilpailutus hätävarjelun liioittelua. Jos taas kynnysarvo ylittyy, toivoisin Sinun tarjouspyyntöä muotoillessasi arvioivan, minkä verran prosessi vie työaikaa toimittajalta ja Sinulta. Jos olet hankkimassa palvelua, jonka toteuttaminen vaatii parinsadan tunnin työtä, saattaa olla hieman liioittelua rakentaa kilpailutusprosessi, joka vie toimittajalta aikaa sata tuntia ja itseltäsi kolmesataa.

Monesti omaa työtäsi voi helpottaa myös se, jos et anna hinnalle heti kättelyssä liian isoa painoarvoa. Muuten voi käydä niin kuin takavuosien surullisessa esimerkissä, jossa eräs toimittaja voitti kilpailutuksesi tarjoamalla hinnaksi yhtä euroa, koska halusi Sinusta referenssin tai ehkä vain protestoida menettelyäsi. Sanomattakin lienee selvää, ettei laadulla ole tuolla hinnalla enää mitään merkitystä. Usein hyvä tapa välttää tämä on sellainen menettely, jossa valitaan ensin jatkoon laadultaan parhaat ja vasta toisessa vaiheessa kysytään heiltä myös hintaa.

3. Loma olisi kiva yllätys

Rakas Kilpailuttaja, tiedän, että viimeinen toiveeni on vaikein täyttää. Ymmärrän, että prosessit organisaatiossasi vievät aikaa ja monesti vasta lähestyvä loma asettaa sellaisen deadlinen, joka saa asioita tapahtumaan. Ymmärrän myös, että kannaltasi on mukavaa saada tarjouspyyntö ulos 23.12. ja lähteä sen jälkeen hyvillä mielin lomalle – ja että työt lähtevät taas loman jälkeen rivakasti käyntiin, kun tarjoukset odottavat pöydälläsi 2.1.

Tänä jouluna pyytäisin Sinua harkitsemaan, olisiko kannaltasi kohtuuton viivästys, jos tarjouksen, jonka kokoaminen vaatii keskimäärin 40 työtuntia, viimeinen jättöpäivä olisikin vasta 9.1.

Tiedän, että toisin kuin muut toiveeni, tämä viimeinen ei sisällä win-win-näkökulmaa. Siksi ymmärrän hyvin, jos toive on mahdoton toteuttaa. Sinun ei tarvitse pelätä sitä, että jättäisin vastaamatta tarjouspyyntöihisi vain siksi, että ehtisin lomailla.

Näiden toiveiden lisäksi minulla oli ajatuksena kirjoittaa Sinulle myös tarjousvaiheessa ilmaiseksi pyytämäsi suunnittelutyön ja lopputuloksen laadun suhteesta. Koska toivelistani on jo tällaisenaan pitkä, jätän tämän ensi vuoteen.

Kiitos, jos olet jaksanut lukea tänne saakka!

Oikein hyvää joulua ja tarkoituksenmukaista uutta vuotta toivottaen,

Pete 42 v.
Espoo