Kesytä luova työ ja sekavat projektit

Työ markkinointi- tai viestintätoimistossa on usein liikkuvaa, joustavaa ja projektiluontoista. Yksi työntekijän tärkeimmistä apureista onkin oman luovuuden ja osaamisen lisäksi tehokas projektinhallintaohjelma. Sen avulla vähennät manuaalisen työn määrää, lisäät läpinäkyvyyttä projektin raportoinnissa ja vapautat työaikaa hallinnollisilta töiltä sille, mitä todella rakastat.

Mutta millainen on paras projektinhallintaohjelma markkinointi- ja viestintätoimistolle? Visma Severa on luovan työn tarpeisiin suunniteltu projektinhallintajärjestelmä, jossa on CRM, tunnit, projektit ja laskutus yhdessä järjestelmässä. Kun valitset projektinhallintaan Visma Severan, saat järjestelmän, joka…

1) … kokoaa kaikki projektin vaiheet samaan järjestelmään

Markkinointialan projekteihin kuuluu asiakastyötä ja luovaa toteutusta, mutta niiden lisäksi myös myyntiä, tarjousten lähettämistä, resursointia, laskutusta ja yhteydenpitoa asiakkaan kanssa. Kun projektiin kuuluu useita erillisiä tehtäviä ja vaiheita, kannattaa valita projektinhallintajärjestelmä, joka to-do-listausten lisäksi tukee projektin kaikkien vaiheiden suorittamisessa.

Severassa toiminnanohjaus, asiakashallinta ja laskutus yhdistyvät kokonaisvaltaiseksi projektinhallinnaksi. Näin kaikki tiedot projekteista saadaan vietyä automaattisesti laskutukseen, raportointiin ja taloushallintoon. Näet reaaliajassa projektien tilanteen koko projektiputken pituudelta ja säästät aikaa hallinnollisilta töiltä.

2) …. tuo selkeyttä useiden yhtäaikaisten projektien hallinnoimiseen

Markkinointi- tai viestintätoimistossa yhden työntekijän työpöydällä olevien projektien lukumäärä on helposti kymmeniä. Siksi useiden päällekkäisten projektien hallinnoimisen tulee olla mahdollisimman helppoa. Olipa projekti lyhyt, pitkä, monimutkainen tai yksinkertainen, se kannattaa hallita fiksusti.

Severa tuo selkeyttä projektisalkkuun ja helpottaa projektipäällikön työtä. Näet tiimiläisten projektitehtävät ja niiden aikataulut, hahmotat nopeasti projektin statuksen Kanban-näkymästä mittaat projektien onnistumista raporttien ja avainlukujen avulla.

3) … tekee resursoinnista vaivatonta

Projekteissa yksi tärkeimmistä ja aikaavievimmistä työvaiheista on työntekijöiden resursointi. Siihen suunnitellulla järjestelmällä resursoit tiimiläiset ja jaat tehtävät helposti.

Severan avulla tiedät aina ajantasaisen tilanteen projektien resursointitilanteesta ja pystyt jättämään tarpeeksi pelivaraa asiakkaiden kiireellisille pyynnöille. Seuraat myös kätevästi käytettyä työaikaa ja huomaat nopeasti, mitkä työtyypit tai työvaiheet (esim. graafinen suunnittelu, copywriting, tekninen toteutus) vievät eniten aikaa tai tarvitsevat tehokkaampaa johtamista. Lisäksi näet jo tarjousvaiheessa, mikä on tiimiläisten työtilanne ja ketkä voit kiinnittää tarjottuun työhön.

Eikö Excel sitten riittäisi? Parin hengen yrityksessä se saattaa toimiakin, mutta väkimäärän kasvaessa projekteille suunnitellun järjestelmän hankinta tulee käytännössä välttämättömäksi. Fiksuinta on hankkia järjestelmä jo ennen varsinaista tarvetta ja tuskastumista, ja valita järjestelmä joka skaalautuu vaivatta yritystoiminnan – ja projektien – määrän kasvaessa.

4) … tekee kirjaamisesta ja tiedonsiirrosta helppoa

Monessa toimistossa laskutus ja kannattavuuslaskelmat syntyvät suoraan tehtyjen tuntien pohjalta. Siksi on tärkeää, että tuntien ja asiakastietojen kirjaaminen on helppoa ja vaivatonta jokaiselle työntekijälle, mistä ja milloin vain. Näin kirjaukset esimerkiksi työn raportointia ja kannattavuuslaskelmia varten syntyvät reaaliaikaisesti työn lomassa, myös mobiilisti.

Severa kokoaa eri työvaiheet yhteen, jolloin kirjauksia ei tarvitse erikseen siirtää järjestelmästä toiseen. Saat vähennettyä aiempaa tuplatyöhön kuluvaa aikaa ja virheiden määrää. Raportoinnin lisäksi projektien laskutus on tarkempaa ja nopeampaa, kun työtunnit kirjataan aina ajantasaisesti. Jälleenlaskutus, esimerkiksi markkinoinnin työkalujen ja alihankintana tuotetun graafisen suunnittelun laskutus, onnistuu järjestelmässä automaattisesti.

5) … tuo selkeyttä luovan työn mittaamiseen ja raportointiin

Luovassakin työssä (ja ennen kaikkea siinä!) on järkevää seurata asiakas- ja projektikohtaista kannattavuutta ja tehokkuutta. Severassa työntekijöiden ei tarvitse kuin muistaa kirjata projektien tiedot ylös, ja järjestelmä laskee tunnusluvut automaattisesti.

Mittareiden käyttö on helppoa, sillä järjestelmästä löytyvät valmiiksi määritellyt tunnuslukujen laskentakaavat esimerkiksi asiakaskohtaisen kannattavuuden, projektin katteen ja työntekijöiden keskituntihinnan laskemiseksi. Toisaalta voit itse muokata ja määritellä haluamasi tunnusluvut, jolloin saat raportoinnista monipuolisempaa ja takuuvarmasti juuri tarpeitasi vastaavat mittarit käyttöön.

Haluatko kesyttää luovan työn ja ottaa projektit haltuun?

Visma Severaa käyttää jo yli 230 suomalaista mainos- ja viestintätoimistoa. Visuaalisella käyttöliittymällä tietojen kirjaus on helppoa – myös mobiilissa.

Tutustu Severaan verkkosivuillamme ja ota ilmainen koekäyttö!