Etätyön aamunkoitto – näin otat kaiken irti seminaareista ja kokouksista etänä

Juuri nyt elämme aikaa, joka muuttaa työn tekemisen tapoja pysyvästi. Etätyö ja virtuaalityökalut muuttuvat keskeiseksi osaksi arkea, etenkin nyt koronaviruspandemian keskellä. Parhaillaan useassa yrityksessä on käynnissä arviointi, mihin nykyiset tekniset ratkaisut taipuvat tässä tilanteessa.

Etätyö vaatii ajattelutavan muutosta. Miten jatkossa järjestämme erilaiset koulutukset, seminaarit ja verkostoitumistilaisuudet?

Webcasteilla sama kokemus etänäkin

Seminaarien ja tapahtumien sisältöosuudet voidaan jo nykyisin toteuttaa webcast-lähetyksinä. Hyvän palvelukokemuksen tarjoamiseksi lähetysalustan on oltava toimiva ja katsojia osallistava. Webcastien laatuun on myös panostettava, jotta osallistuja kokee saman kuin paikan päälle saapunut. Esityksistä ja näytettävästä materiaalista on saatava selvää, sekä kysymysten esittämisen oltava jouhevaa ja helppoa riippumatta siitä, onko paikalla vai etänä.

Nykyaikainen robottikamera- ja kuvamiksaustekniikka yhdistettynä interaktiivisuuden mahdollistavaan alustaan takaa onnistuneen osallistujakokemuksen.

Livestriimit kustannustehokkaasti etäyhteydelläkin

Toinen näppärä tapa tapahtumien toteuttamisessa on livestriimaus, jossa Sanoma on ollut Suomessa edelläkävijä. Esimerkiksi huippusuositut Get Tomorrow -tapahtumat on striimattu jo vuosia tapahtuman nettisivulle sekä somekanaviin. Kaikki halukkaat eivät ole mahtuneet tapahtumaan Finlandia-talon katsomoon, joten ongelma ratkaistiin etäosallistumisella. Kansainvälisesti tunnetuimpia ja toimivimpia esimerkkejä on Ted Talk, jonka tuottamat taltioinnit ja livelähetykset keräävät satojatuhansia katsojia.

Robottikameratekniikalla osallistavat livestriimit ja tallenteet voidaan tuottaa erittäin kustannustehokkaasti. Järjestelmä on myös helposti skaalautuva ja jakelukin hoituu yrityksen omien somekanavien kautta ilmaiseksi, jolloin kohderyhmä tavoitetaan kattavasti. Lisäksi lähetystekniikka voidaan tuoda paikalle jo ennen tilaisuuden alkua, ja varsinainen tekninen toteutus onnistuu etäyhteydelläkin tai sopivan matkan päästä. Teknikko voi hoitaa lähetyksen vaikkapa parkkihallista tai toiselta puolelta maata.

Kuohuviinit kotisohvalle toimitettuna

Seminaarien verkostoitumisosuuksien osalta ovat luovat ratkaisut tarpeen. Lähetetäänkö kaikille etänä osallistuville ehkäpä piccolo-pullo kuohuviiniä kotiin, jolloin varsinaisen seminaarin jälkeen kaikki voivat korkata kuohuvan ja siirtyä virtuaalisille afterworkeille. Chattailu, FaceTime ja kuohuvan siemailu hoituvat kotisohvalta käsin. Käyntikorttejakaan ei tarvitse painaa lisää, sillä yhteystiedot vaihdetaan LinkedIn-kutsun avulla.

Myös pukukoodi virtuaalitilaisuuksissa on väljempi. Pikkumusta vaihtuu kylpytakkiin tai mukavaan oloasuun – ainakin silloin, kun kameraa ei pidetä päällä tai osallistuminen hoidetaan vaikkapa avatarin avulla.

Teknisten valmiuksien kehittäminen avaa isoja mahdollisuuksia yrityksille, jotka osaavat virtuaaliset työkalut. Ellei osaamista käyttöönoton tukemisesta, kouluttamisesta ja konsultoinnista ole, sitä kannattaa kehittää viimeistään nyt.

Apua seminaarien ja tapahtumien järjestämiseen

Jos kaipaat apua seminaarien ja tapahtumien järjestämisessä etänä, ole yhteydessä meihin. Siirretään tulevat tapahtumat verkkoon ketterästi ja kustannustehokkaasti.

Lataa ilmainen poikkeusolojen kriisiviestinnän oppaammejonka avulla opit, miten viestinnällä voidaan varautua poikkeustilanteisiin ja miten viestiä koronaviruksesta. Tutustu myös kriisiviestinnän Kriisin Anatomia -podcastiimme, jossa Touko Aalto ja kriisiviestinnän asiantuntijamme Juhana Harju syventyvät julkisuudesta tuttuihin kriiseihin.