MTL:n eettiset periaatteet viestintätoimistoille

MTL:n hallitus on hyväksynyt nämä periaatteet 16.3.2017

Markkinoinnin, teknologian ja luovuuden liitto MTL ry on Suomessa toimivien markkinointiin ja viestintään erikoistuneiden yritysten ja yhteisöjen liitto. MTL:n jäseneksi voidaan valita toimisto, joka tuottaa ammattimaisesti viestintäpalveluja yrityksille, muille yhteisöille tai yksityishenkilöille ja sitoutuu noudattamaan toiminnassaan näitä eettisiä periaatteita.   

Eettisten periaatteiden tarkoitus

 Eettisten periaatteiden tarkoitus on varmistaa MTL:n viestintäkonsultointiyritysten toiminnan vastuullisuus, mikä luo ja vahvistaa edellytyksiä viestintätoimistojen työn läpinäkyvyydelle, arvostukselle ja taloudellisesti kestävälle liiketoiminnalle. Tällä lisätään yleisön ja viestinnän sidosryhmien luottamusta MTL:ään järjestäytyneisiin toimijoihin. Yleisön luottamus on niin asiakkaan, toimiston kuin koko toimialan menestymisen edellytys. 

Viestintätoimistot noudattavat toiminnassaan seuraavia periaatteita:

●       asiakaslähtöisyys – viestintätoimiston tehtävänä on edistää asiakasorganisaationsa kaupallisia tai toiminnallisia tavoitteita, tunnemme asiakkaamme toiminnan riittävän hyvin

●       luottamus – pyrimme aina luotettavaan viestintään ja uskottavuuden rakentamiseen

●       integriteetti – edistämme läpinäkyvyyttä ja vältämme harhaanjohtavaa markkinointia

●       kunnioitus – noudatamme sääntöjä ja säädöksiä, pidämme kuluttajan ja yleisön  edun ja hyvinvoinnin etusijalla, mikä takaa pitkällä aikavälillä myös markkinoivan tahon menestymisen

●       rehellisyys – tarjoamme sidosryhmille olennaiset ja päätöksenteon kannalta riittävän kattavat tiedot

●       vastuullisuus – otamme huomioon erityisten sidosryhmien haavoittuvuuden, mm nuoret ja lapset

●       yksityisyys – sitoudumme kunnioittamaan kuluttajien/yleisöön kuuluvien yksityisyyttä mm. lupakäytännöillä

●       sidonnaisuudet – tuomme esiin omat sidonnaisuutemme

●       läpinäkyvyys – emme tarjoa arvioitavaksi tuotteita tai palveluja edellyttäen, että arvioija antaa niistä myönteisiä arvioita julkisuudessa

●       avoimuus – kerromme, että toimimme asiakkaamme toimeksiannosta

●       vastuullisuus – noudatamme lainsäädäntöä ja viranomaisten ohjeita kaikessa toiminnassamme, noudatamme käyttämiemme verkkoyhteisöjen sääntöjä 

1. Viestintätoimistojen työn ammatilliset perusteet

Viestintätoimistot edistävät toimeksiannosta asiakkaidensa kaupallisia tai muita tavoitteita luotaamalla toimintaympäristöä, lisäämällä asiakkaidensa näkemystä sidosryhmien odotuksista sekä rakentamalla luottamusta sidosryhmien välillä. Tätä tehdään oikea-aikaisella ja merkityksellisellä tiedolla ja vuorovaikutuksella sekä markkinoimalla asiakkaan tuotteita ja palveluja. Toimistot tuottavat asiakkaan sidosryhmille kohdennettua sisältöä, jolla pyritään edistämään asiakkaan tavoitteiden saavuttamista.

Toimistojen asiakkaina voivat olla yritykset, yksityishenkilöt, aatteelliset yhteisöt, kansalais- ja etujärjestöt, kuntien ja valtion hallinnon yksiköt sekä muut viranomaiset. Viestinnän sidosryhmiä ovat muun muassa henkilöstö, poliittiset päättäjät, vaikuttajat ja virkamiehet, media. 

Viestintätoimisto voi toimia viestinnän neuvonantajana, valmentajana, suunnittelijana, tuottajana tai toteuttajana. Viestintätoimisto käyttää toiminnassaan  monipuolisesti erilaisia tietolähteitä, joita ovat muun muassa perinteinen ja sosiaalinen media, tutkimukset ja asiantuntijaverkostot. Analytiikka antaa tietoa sidosryhmien käyttäytymisestä ja mielenkiinnon kohteista. 

Viestintätoimistojen palveluihin voivat kuulua strateginen konsultointi, valmennus ja koulutus, kriisiviestintä, oman, ansaitun ja ostetun median ja markkinointiviestinnän sisältöjen suunnittelu, tuotanto ja julkaiseminen sekä markkinointiautomaatio ja analytiikkapalvelut.

2. Luottamus asiakassuhteessa

Viestintätoimisto käsittelee asiakkaaltaan saamaansa luottamuksellista tietoa luottamuksellisesti eikä hyödynnä sitä omakseen tai kolmannen osapuolen eduksi. Viestintätoimistojen työntekijät ja ulkopuoliset avustajat sitoutuvat sopimuksella vaitiolovelvollisuuteen asiakkaan toimintaa koskevissa asioissa sekä viestintätoimiston palveluksessa ollessaan että sen jälkeen. 

Asiakas voi edellyttää, ettei yhteydenotto viestintätoimistoon tule sen enempää yleiseen tietoon kuin tehtävä vaatii. Asioidessaan kolmannen osapuolen kanssa, esimerkiksi suhteessa toimittajaan tai päätöksentekijään, viestintätoimisto tuo ilmi, mitä toimeksiantajaa hän edustaa.

·        Viestintätoimisto voi toimia asiakkaan hyödyksi vain, jos se saa asiakkaaltaan toimeksiannon toteuttamiseen riittävät ja totuudenmukaiset tiedot.

·        Viestintätoimisto voi edustaa asiakastaan sosiaalisessa mediassa. Viestintätoimistossa työskentelevät ilmaisevat sidonnaisuutensa ottaessaan omissa nimissään julkisesti kantaa toimistonsa asiakkaan toimintaan.

o    Esimerkiksi Facebookissa kirjallisesti, kuvalla, videolla tai edelleen jakamalla ilmaistu kanta on lähtökohtaisesti julkinen. Merkkimäärältään tai muutoin rajatuissa palveluissa kuten Twitterissä riittää, että työpaikka on mainittu henkilökuvauksessa ja työpaikan verkkosivuilta voi tarkistaa ajantasaiset tiedot toimiston julkisista asiakkaista. Ellei toimeksianto ole julkinen, viestintäkonsultin tulee pidättäytyä asiakasta koskevista henkilökohtaisista kannanotoista. Olennaiset tiedot ja näkökohdat voi tuoda esiin kyseisen toimeksiannon rajoissa. 

3. Säännösten noudattaminen

Viestintätoimiston tehtävä on ajaa asiakkaansa etua. Se noudattaa lakia sekä toimialakohtaisia ja yleisiä viestintää ohjaavia sääntöjä. Yleisiä noudatettavia ohjeita ovat esimerkiksi Pörssin, Finanssivalvonnan ja ministeriöiden  ohjeet. Toimialakohtaisia ohjeita ovat muun muassa lääkemainontaa ja viestintää säätelevät ohjeet sekä kilpailu- ja kuluttajaviranomaisen linjaukset. 

4. Kilpailevat toimeksiannot

Viestintätoimisto työskentelee kilpailevien asiakkaiden tai etupiirien kanssa hyvää liiketoimintatapaa noudattaen. Asiakkaille kerrotaan kilpailevien toimeksiantojen olemassaolosta. Kilpailevia toimeksiantoja käsitellään erillään niin, että luottamukselliset tiedot ovat vain toimeksiantoon nimetyn työryhmän saatavilla.

·        Tietoturvanormit ja -käytännöt on yrityksessä selvästi määritelty ja asiakassuhteen hoitamiseen osallistuvat henkilöt allekirjoittavat salassapitosopimuksen. 

5. Viestintätoimisto neuvonantajana

Viestintätoimisto vaalii luotettavuuttaan ja varoo sitoumuksia, jotka vaarantavat sen aseman ammattimaisena ja riippumattomana neuvonantajana. 

Toimisto noudattaa erityistä huolellisuutta riippumattoman neuvonantajan roolinsa varmistamisessa muun muassa seuraavissa tilanteissa: 

·            Viestintätoimisto toimii tiiviissä yhteistyössä tai omistuksellisessa suhteessa media-alan yrityksen kanssa 

·            Viestintätoimiston tai sen emoyhtiön toimintaan liittyy oleellisessa määrin viestinnän ulkopuolisia toimintoja, joista voi aiheutua eturistiriitoja 

·        Viestintätoimistot kannattavat avoimen ja eettisesti kestävän lobbausrekisterin perustamista edellyttäen, että eduskunnan valvonnassa toimiva järjestelmä on maksuton, teknisesti helposti käytettävä ja tasapuolinen kaikille toimijoille kansalaisjärjestöt mukaan lukien. Vaikuttamisviestinnän toimijoiden tulisi kirjata yrityksensä ja edustajiensa tiedot rekisteriin itse sekä vastata omatoimisesti myös tietojen oikeellisuudesta ja ajan tasalla pitämisestä.

·        Rekisteriin on syytä kirjata yhteydenpitoa valtioneuvoston jäseniin, valiokuntien ja poliittisten ryhmien puheenjohtajiin ja varapuheenjohtajiin, erilaisten valmistelevien työryhmien puheenjohtajiin sekä hallinnon ylimpiin virkamiehiin. Läpinäkyvyyden rinnalla tulee kulkea ymmärrys luottamuksellisuudesta ja liikesalaisuuksien kunnioittamisesta. 

6. Toimeksiannosta kieltäytyminen

Viestintätoimisto voi kieltäytyä toimeksiannosta. Toimisto ei ota vastaan tehtävää, joka edellyttää lakien tai viestintää ohjaavien normien rikkomista tai yleisten eettisten sekä toimiston omien periaatteiden vastaista toimintaa. 

7. Viestintätoimiston työntekijän lojaliteetti  

Työsuhteeseen kuuluu lojaliteettivelvoite työnantajaa kohtaan. Viestintätoimiston on lojaali ensisijaisesti työnantajaansa eli viestintätoimistoa kohtaan. Jos asiakkaan ja viestintätoimiston välillä on ristiriita, työntekijä noudattaa työnantajansa näkökantoja.

Työntekijällä on oikeus kieltäytyä työtehtävästä, jos viestintätoimisto toimii vastoin hyvää toimialaetiikkaa. Työntekijä ilmoittaa viestintätoimistolle, jos asiakas vaatii toimia, jotka rikkovat toimialan eettisiä ohjeita tai lakeja.

 Viestintätoimiston työntekijä ei pidä asiakastoimeksiantoa "omanaan" työsuhteen aikana eikä sen jälkeenkään. Asiakassuhteen omistaa toimisto, ei sen palveluksessa oleva työntekijälle.

 Jos työntekijä jättää työnsä viestintätoimistossa, hän ei tee käytännön valmisteluja houkutellakseen asiakkaita tai työtovereita uuden työnantajansa palvelukseen ja asiakkaiksi. Hän kertoo lähdöstään asiakkaille yhteistyössä työnantajansa kanssa. 

8. Hinnoittelu

Viestintätoimistot päättävät palvelujensa ja tuotteidensa hinnoittelusta itsenäisesti. Hinnoittelun perusteena voidaan käyttää viestintätoimien tulosten sekä laadullisia että määrällisiä mittareita. Oma, ostettu ja ansaittu tai vuokrattu media on erotettava toisistaan, eikä käytettävä hinnoittelumenetelmä saa vaarantaa minkään kolmannen osapuolen riippumattomuutta.